不管是怎樣的話題,都能用『一分鐘』傳達想說的話,就能訓練在溝通中最重要的組織和表達能力

不管是要用五分鐘說明的內容、還是要花三十分鐘闡述的內容,或是能有一小時時間,首先都先組織出一個「可以用一分鐘說完」的內容吧。只要能做到這點,你的「傳達能力」就能達到飛越式的進步。

文 / 伊藤羊一

卯足幹勁上場簡報;對內容很有自信,也有許多想要說明的重點;流暢說完,完成讓自己無比滿意的簡報,幾乎要在心中大叫「太棒了!」之時,聽者一句:「然後呢?重點是什麼?」

在社長和董事面前簡報。雖然為此細心準備,站上台後,卻因與平常完全不同的氣氛而緊張起來,開始語無倫次。

突然抬頭一看,發現董事們在面前一臉無趣地翻閱資料,因而大受打擊——

閱讀本文章的讀者中,應該有人有過以上經驗吧?(實際上,我自己也有過許多這類的痛苦經驗。)

 

你說的話有八成沒人在聽

大家最常誤會的事情,就是:

「只要我開口說想傳達的事情,就會有人聽我說。」

確實,無論在學校或是在公司,我們都是接受這樣的教育。

「前面有人在說話,安靜專心聽。」

大家都不知道聽過幾次這類的話了吧。

但是,實際上又是如何呢?(你自己有在聽嗎?)

首先,希望大家知道一件事,說起來,「人類在聽話時,大概有80%的內容沒聽進去」。

會議或是朝會等不得不聽的狀況下,或許是心不甘情不願待在原地。

就算一開始有聽進去,也可能在不知不覺中發呆思考起完全無關的事情(像外頭下起雨時,會想著「啊,我衣服有沒有收啊?」之類的)。

或許偷偷窺探看似在聽話的人的大腦,他們想著的是「好想睡喔」、「真無聊」、「有點冷耶」或是「還不快點結束啊」等各式各樣不同的事情。

但是,請理解這是理所當然的事情。

不管簡報內容再怎樣完美,聽者絕對不可能百分之百理解我們所說出的內容。

雖然也常有人誇獎我「伊藤先生的簡報真是簡單易懂」、「打動我的心了」,但至今仍常發生聽者沒理解我的簡報中最重要的主張,或是提出讓我心想「我剛剛才說過耶」的疑問,或者誤解我所說出的內容。

所以,不管聽者再怎樣真心地專心聽我們說話,或是我們做出再怎樣完美的簡報,都請理解,我們所說出口的內容不可能全部留在聽者腦海中。這不是聽者的理解力不好,也不是自己傳達的方法不好,而是溝通的本質就是如此,不可能完美傳達。

如果你希望別人聽自己說話,首先,就要從「大家都沒在聽別人說話」這點出發。

 

用「一分鐘」說

那麼,要就此放棄溝通嗎?也並非如此,只要和團隊一起工作,溝通就是非常重要的要素。溝通順暢的情況下,就算只有三個人,只要同心合力,就能發揮出四、五個人的力量。如果溝通不順暢,容易產生「我自己一個人來比較快」的想法,結果只能發揮一個人的力量。

要把團隊力量發揮到極限,就要確實說出自己的主張,且讓其他成員理解,這需要說動他人的力量,也就是「簡報能力」。我在此提到的簡報能力,既非在人前發表的技巧,也非說話技巧,而是「說動聽者行動」的力量。

說起來,你說出的八成內容聽者既沒有聽進去,也沒理解。如此一來,決勝關鍵就在於「該怎樣才能讓對方理解後還能記在腦海裡,且能讓對方進一步採取行動」。

為此,需要做的事情就是:

「組織成一分鐘內即可說完的內容,傳達給對方。」這就是最基本的原則。

我認為:

「如果無法統整成一分鐘內容,不管花幾個小時說明,聽者都無法理解。」

換言之:

「不管是怎樣的話題,都能用『一分鐘』傳達。」

特別對忙碌的上司或董事來說,「一分鐘」的內容更容易提升他們願意傾聽的機率。

不管是要用五分鐘說明的內容、還是要花三十分鐘闡述的內容,或是能有一小時時間,首先都先組織出一個「可以用一分鐘說完」的內容吧。只要能做到這點,你的「傳達能力」就能達到飛越式的進步。

 

摘自 伊藤羊一《極簡溝通:世界一流菁英都在用的最強說話術!只要1分鐘,提案、簡報、開會、主持、洽商,統統搞定!》/平安文化

 

Photo:Free-Photos , CC Licensed.

數位編輯:陳玉玲

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