別怕問問題,怕的是只會說「好」》周品均:孩子,在職場上,申論題、是非題、選擇題,就是你的工作能力

別再傻傻的以為先交出提案再說,如果老闆提出問題,再去幫他找答案。很多人在職場上都是這樣瞎忙,卻以為這就叫做幫老闆的忙,而且還忙得很開心, 真的不是啊!其實這樣做的你,只是在給老闆添麻煩。能讓老闆快速做決定,不用再瘋狂追問,才能真正幫上他的忙喔。

#問問題不代表笨,而是代表有在思考

曾經有位主管和我分享,她當主管十多年,那些常常發問的人,往往也是最後做得最好的人。而那些完全不發問的人,交出來的東西往往問題一堆。有趣的是,卻有很多人問過我:一直問問題,難道主管不會覺得我很蠢、很煩嗎?

不覺得很妙嗎?主管與員工這兩邊,說的剛好是對方的答案。主管認為你該問,才能把事情做好,而員工卻往往覺得如果一直發問,主管一定會認為我很煩或很笨。

其實,會問問題的人,表示他有聽懂,而且正在思考,至於馬上就說好的人,幾乎都是還沒聽懂,就急著應允。既然沒聽懂,自然也不知從何問起。

 

#當你獲得任務的交辦,務必多確認細節

這是我們常會在職場上看到的狀況。

老闆對小英說:「妳明天聯絡廣告公司,跟他們確認下個月的活動細節。出席的名單出來了嗎?我們指定邀約的名人確定會出席嗎?現場的酒水交給誰處理?沒問題吧?」接著老闆又補了一句:「至於預算,妳暗示對方一下,這次費用有點高,效率卻有點慢,表達一下我有點不滿意。」

除非你是老闆的心腹,早就很有默契,不然如果老闆說了這麼多,小英只回了「好!」你是老闆的話,會不會懷疑小英到底有沒有聽懂?到底能不能做好後續?當老闆起了這樣的念頭,就很容易放大檢視你做不好的地方,因為誰叫你這麼敷衍呢?這顆地雷是你自己埋的啊。

那小英應該怎麼說呢?

先說這句開場白,「老闆,我想再確認一下。」然後針對老闆的問題一一確認。

「我明天早上會打給廣告公司的小李確認所有能夠出席的名單。你需要的是所有名單對嗎?媒體名單、表演名單,還有名人列席名單,我全部都會請廣告公司準備好。」

「至於我們指定的名人,是上次你說的××× 小姐與××× 先生對嗎?我會特別確認有沒有邀到,如果沒有,也會請廣告公司提出建議的替代人選。」

「酒水的部分,上次的決議是另外再包給×× 公司處理,他們有配合的酒商會提供整個服務,目前進度到哪裡了,我會一併確認後再回報。」

「預算的部分,老闆你希望我直接向窗口反應,還是應該找他們這次的總負責人?你希望我們這邊是稍微表達不滿就好,還是應該讓他們知道這次這樣有點離譜?大概是希望表達到什麼樣的程度呢?」

這樣的小英,老闆才會覺得她有聽懂指令,而且更有辦事能力,跟只會說「好!」的小英,薪水絕對不會是在同一個等級啊!除非,你是跟在老闆身邊多年的老手,就算老闆說得這麼模糊,你都能很快參透一切,那是你跟老闆之間的默契,或許就可能不需要確認這麼多細節。

 

#任務內容如果有預算又有人情,是最難的

涉及到跟錢有關的預算問題和人情世故的問題,難度通常比較高,如果你沒經驗,也不知道如何處理,請不要逞強。你可以說:「老闆,這部分我怕拿捏不好會得罪人,可以請你教我應該怎麼表達嗎?」

如果你真的不知道該問什麼,通常是能力不足,或者經驗值不足,至少請你重複一次老闆的話。萬一有錯,老闆還有機會當場幫你修正,避免你犯下愚蠢的錯誤。沒把握的話不要裝懂,老闆才有機會教你,或者他會知道這個要求超過你的能力,他應該自己出面。

教大家一個小技巧,如果被交代任務的當下,真的想不到要問什麼問題,至少把老闆的話重複一次:

「好,我明天聯絡廣告公司,跟他們確認下個月的活動細節。跟他們要出席的名單,然後確認我們指定邀約的名人是否會出席。再問清楚現場的酒水交給誰處理。再跟廣告公司說,這次費用有點高,效率卻有點慢,老闆你這邊有點不滿意。」

這個時候如果老闆覺得有問題,就會趕快修正你,例如:「不只是出席名單,媒體名單、表演名單都要。表達不滿的話,你不要去跟窗口講,直接跟他們總負責人講。」至少有個機會,再把細節補滿。而這些細節,你就應該學起來, 下次最好由你來發問。

總之,老闆交代工作,千萬別當句點王,問就對了!偏偏大部分的人都急著說「好」、「OK」,急著結束話題,然後逃離現場!現在開始,學會幫上老闆更多忙,你在老闆心中的價值就會不一樣!

 

#提案給老闆,應該做到什麼程度?

以我自己的習慣,我會希望員工交提案給我前,自己先做足準備,也準備好我需要做決定的資料,盡量讓我可以快速的了解重點後,也能快速下決策,讓我不需要再問他一堆問題。如果我需要反問一堆問題、追一堆細節,就表示這個提案是不完整的。忙碌的老闆最討厭的就是,當他好不容易有時間看你的提案,結果可能只是問最基本的:那你說的這個要花多少預算?你卻回答:「啊......我還沒確認這個。」 連成本、預算都不知道,老闆根本不可能跟你繼續討論下去。但很多人都有這樣的毛病,每件事情有點皮毛了,就忍不住跑去跟老闆說,其實提案根本不完整,這樣真的只是在浪費彼此的時間啊。如果你常常這樣,老闆真的會對你很不耐煩。

如果你的提案很好,老闆應該可以直接回答你,他決定要怎麼做,甚至是照著你建議的方式去做,這也肯定了你的能力。但如果你一問三不知,那這個提案根本完全不及格。如果老闆能用很少的字數回答你,就是你的能力越強!例如: 「好,就這樣做!」「好,都交給你!」而不是還要跟你說一堆細節、問一大堆問題,才是真正幫上老闆的忙。

 

#申論題、是非題、選擇題,就是你的工作能力

「我應該怎麼做?」是申論題,能力不足的員工經常給老闆申論題,變成老闆得替你想辦法,千萬別當這樣的職場伸手牌。

「可以這樣做嗎?」則為是非題,程度稍微好一點了,能夠提出內容,但是萬一老闆覺得不可以呢?你不就又得重來一次。

所以記得喔,請給老闆選擇題,讓他可以快速選答案。針對A方案、B方案、C方案分析各自的優缺點,並且提出你的建議。「我建議選擇A方案,因為......。」

別再傻傻的以為先交出提案再說,如果老闆提出問題,再去幫他找答案。很多人在職場上都是這樣瞎忙,卻以為這就叫做幫老闆的忙,而且還忙得很開心, 真的不是啊!其實這樣做的你,只是在給老闆添麻煩。能讓老闆快速做決定,不用再瘋狂追問,才能真正幫上他的忙喔。

 

摘自  周品均《職場又不是沙發,追求舒適要幹嘛?周品均的35堂犀利職場課》 / 商周出版

Photo:Pixabay , CC Licensed.

數位編輯:陳妍羽

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