「人距」關係比「人際」關係更難處理

最近許多日本主管最傷腦筋的是,年輕一代不管多緊急都只用簡訊或E-mail聯絡。這些年輕人並非沒工作能力,但距離感很奇怪,總是溝通不完全或溝通有誤會。

文│劉黎兒

嚴肅的職場關係

許多企業為了降低成本,雇用的人減少,上班族的工作量越來越多,在這種狀況下,還有上司又來添塞新工作,根本做不完。 

有些則是上司非常熱情來邀約下班後去喝一杯,不想去該怎麼辦呢?

即使現在,日本也還是職場嚴厲的國度,比較寬容的是美國、澳洲等國家,像在英、美,部下可以直呼上司的名字,在日本幾乎都只能叫上司的職稱,如部長、課長,頂多加上姓,像是鈴木部長等,不能直呼其名,在職場維持相當距離。

而且,國際上最討人厭的五種職場作法,如使用不適切的語言、進辦公室時不打招呼、在室內大聲說話、不給客人倒茶、用擴音講電話等,在日本都是嚴重忌諱。

但最緊張的,還是與上司的關係,尤其上司交代的事,不當場回應,會被當作無能的人。

明明沒時間、沒力氣再接新的工作訂單了,但當場無法遲疑也無法拒絕,因此最好讓上司覺得自己馬上答覆了,但卻爭取些時間的餘裕,像是說:「謝謝你看得起我,找我來做,這個企畫是這樣吧?很棒的想法!在今天草草趕工很可惜,無法擬出令人滿意的企畫書來!」亦即先委婉表示無法馬上做到,但隨後馬上提案表示:「如果讓我多二、三天,我想能擬訂出讓大家都能接受的企畫書來!」

千萬別說:「我現在手頭工作太多了,你找xx做吧!」這樣讓上司有遭拒、受挫的感覺,不是聰明作法;此外,上司或前輩同事來邀去喝一杯,想拒絕的話,最好說:「謝謝你想到我,我很想去,我看一下!」然後確認自己的行事曆後再推辭,最後也要說:「下次也要邀我喔!」亦即想拒絕時,最好先從謝謝、同意開始,等於給邀約的人與自己都準備了下台階,不要馬上說:「這辦不到!」

而謝絕的過程,也多做點表情、手勢或躬身等來輔助,非語言的表現也有相當效果,讓對方感受到「自己其實不想拒絕」的誠意

這樣的拒絕原則也可以運用在家人身上,像妻子硬要陪著購物或回娘家聚餐等,如果拒絕,夫妻間冷戰可能惡化,最好說:「真的,謝謝你還會想找我去,我正好今天工作上有許多事要整理,沒法去,很對不起!下次一定一起去!」或反過來主動提案說:「下下週,如何?我最近負責的企畫屆時就會告一段落,心情也比較輕鬆!」那樣妻子大概就會摸摸鼻子單獨出門,等到下下週,大概妻子也忘記了,但或許其間找找其他自己也還樂意做的事來陪妻子就好!

 

「人距」關係:職場年輕人奇譚

現在社會中比起「人際」關係,其實是「人距」關係更難處理,亦即跟別人的親疏或輕重緩急如何拿捏。

在職場中搞不清楚狀況,少好幾條筋的人很多,像是明明坐在隔壁,卻凡事用電子郵件聯絡,或關係並非那麼深卻來諮詢女友懷孕怎麼辦等重大問題,讓人不知如何回應。

最近許多日本主管最傷腦筋的是,年輕一代不管多緊急都只用簡訊或E-mail聯絡。

像採購對象廠家的報價單眼看就要來不及,也都不打電話、只用電子郵件去催,還跟主管說:「或許對方今天很忙。」現代年輕人似乎對於發出聲來說話有嚴重的恐懼症,能用伊媚兒就用伊媚兒;但用伊媚兒時又胡亂CC(轉寄)給一大堆人,不會分輕重。

有些年輕人在職場也堅持自己的風格,像趕不上交貨期限,居然說:「交貨期限不符我的風格。」首次聽到交貨期限有風格問題,真是新奇的論調。大家為了能如期交貨,不得不加班幫忙,但拖過期限的當事人卻自己先起身下班,還說:「個人的時間不想花在工作上,這是我的風格。」讓為他加班的人當場想吐血。

沒有負責概念,完全無視別人的善意,好像只有他一個人有風格。

有人跟同事約好在車站前見面後一起去拜訪客戶,同事問他手機號碼,未料他面有難色說:「這是私人領域!」

好不容易說出號碼,當天時間到了,卻沒露面,同事焦急地打手機也不接,無奈只好先去客戶公司,想不到該人已在客戶處,並且表示:「我沒接手機的習慣!」

這些年輕人並非沒工作能力,但距離感很奇怪,溝通不完全或根本不打算溝通,雖不見得臭臉相向,但早晚都不打招呼。

摘自  劉黎兒《日本職場奇譚集》/凱特文化

Photo:Scott Webb, CC Licensed.

數位編輯:詹凱婷、曾琳之

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