不是所有的事都要自己完成:學著將工作外包

將一些工作委由他人去做,那麼你在忙其他事情時,就有人能幫你同步完成這些工作。

文/松尾昭仁


花一分鐘找出「可委由他人做的事」

決定工作的優先順位,能為一天的工作帶來迥然不同的成果,至關緊要。

最應優先處理的是「緊急且重要的事」,也就是迫在眉睫的工作。例如,今天是提交報告的最後期限,自然非在今天之內完成不可。

其次,優先順位高的工作是指什麼呢?

是指「不急但重要的事」,其實還有一個決定性指標,就是「能夠請別人處理的事」。

例如身為主管,有些工作你必須交給部屬去處理,也有些工作必須外包出去,或是拜託其他部門協助等。將這些工作委由他人去做,那麼你在忙其他事情時,就有人能幫你同步完成這些工作。

 

交辦他人,務必預留時間

只不過,交代別人去做,未必能保證如期完成,因此,請預留充裕的時間,例如必須在五天內完成的話,就跟對方表示:「請在三天內完成。」

如果對方認為「三天之內不可能」,或是三天後說:「還沒好,還需要一點時間。」豈不麻煩大了。

但如果預留幾天的緩衝時間,就不會慌張了。

「沒辦法,只好再延一天,請絕對要在四天內完成。」

那麼這項工作就會被排在第一優先順位。

酙酌對方狀況,確保工作如期完成,請你將工作委由他人處理時,最好提早交辦,並且預留充裕的時間以防萬一。

決定工作的優先順序,確實能進行得更為順利,但也無須全部嚴密地確立順位,只要排到第三順位就夠了。決定優先順序這件事本身並非工作的實際內容,但只要抽出一分鐘做好這件事,目前的工作就能逐一向前推進。

 

摘自 松尾昭仁1分鐘高效工作術:6種一分鐘思維與71項實戰心法,讓你工作提速、業績超標、下班準時!》/時報出版

Photo:szdl, CC Licensed.

數位編輯整理:彭德先

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