善用待辦清單,管理好身邊瑣事

「待辦清單」的目的在於避免「不小心忘記」,所以若只寫在期限當天並無意義,因為等到當天才注意到,可能就為時已晚。

文/松尾昭仁

 

花一分鐘搞定清單

確實做完該做的事,就這層意義來看,「待辦清單」非常有用。

我的辦公桌上總會有一本打開的行事曆,也就是我的「待辦清單」。

我的做法是,每天會寫下明天的待辦事項,在下班前,將當天沒做完的事,以及隔天應該要做的事,寫在隔天的頁面上。

一早上班的第一件事就是瀏覽這個「待辦清單」,如果有新想到的事情便再添加上去。

不需要寫得鉅細靡遺,例如不必寫成「回信山田先生」、「回信田中小姐」,而是簡略為「回信」即可。此外,還有像是「寫臉書」、「提供二十則資料給某某公司」、「討論講座主題」等。

無論如何,列出待辦項目只要花一分鐘就夠了。

完成一個項目,就在上面畫一條紅色的刪除線。

我的待辦清單最多一天十個,反正只有自己看,所以寫得極潦草。

重點在於,這些待辦事項在完成之前會一直留在清單上,不斷提醒自己

 

要緊的事,可以分階段記錄提醒

例如有一件工作最遲得在週五完成,當然會寫在週五的頁面上。但由於想盡早完成,也會同樣寫在週三的頁面上。

「待辦清單」的目的在於避免「不小心忘記」,所以若只寫在期限當天並無意義,因為等到當天才注意到,可能就為時已晚。

另一方面,如果有「絕對不能忘記」的重要工作,有時會緊緊糾纏於記憶中,一旦變成這種狀況,便可能導致新的工作無法進入大腦。

這種時候,請將工作細分成幾個階段,例如哪一天是「最佳開始著手日」、「中途確認日」、「希望完成日」、「實際期限日」,並記錄於這些日子的行事曆上,同時也會因為認為「有寫有保佑」而得以放心,腦袋也能清空了。

反之,每天的例行性工作、突然被指派的工作、能立即完成的工作等,沒必要一一記錄下來。

此外,也有忙得焦頭爛額,根本無暇去寫「待辦清單」的時候。例如:一大早就得到客戶那裡去處理問題。

為了準備活動事宜,一整天都在外面東奔西跑。

這種時候,沒必要特別撥出時間寫「待辦清單」。

我的「待辦清單」中有些部分是「一整個星期全部空白」,而我一看就知道:
「啊,那一週有夠忙」。

完全空白也是明確的訊息。

製作清單並非目的,而是一種不讓工作停滯的手段。

易懂、效率、簡單─具備這些條件,就是一份良好的「待辦清單」。

 

摘自 松尾昭仁1分鐘高效工作術:6種一分鐘思維與71項實戰心法,讓你工作提速、業績超標、下班準時!》/時報出版

Photo:Matt Biddulph, CC Licensed.

數位編輯整理:彭德先

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